Peraturan Layanan Surat Elektronik

By
gmail-peraturan
techies
gmail-unej

 

Kebijakan Layanan Email Institusi

Layanan Surat Elektronik / Email Institusi Universitas Jember

Peraturan layanan surat elektronik (surel) merupakan peraturan yang harus dilaksanakan oleh pengguna layanan email di Universitas Jember.

Aturan ini dapat mengalami revisi apabila dalam pelaksanaannya atau dalam pengembangan sistem terdapat perubahan.

Definisi

A. Pengguna
adalah pihak yang mendapatkan layanan surel. Pengguna yang diijinkan adalah Mahasiswa Aktif, Alumni yang lulus setelah diterbitkan peraturan ini (atau alumni yang lulus tahun 2015 dansetelahnya), Pegawai, Organisasi resmi serta Kegiatan Insidental di Universitas Jember.

B. Pengelola
adalah lembaga yang bertanggung jawab atas pengelolaan layanan sistem surel di Universitas Jember.Pengelola yang dimaksud adalah UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT TIK).

C. Penanggung Jawab Administratif
adalah pimpinan organisasi/kegiatan pihak pengguna layanan surel. Untuk organisasi kemahasiswaan,penanggung jawabnya adalah pimpinan lembaga yang membawahi organisasi tersebut. Untuk kegiatan insidental, penanggung jawabnya adalah pimpinan lembaga yang membawahi kepanitiaan kegiatantersebut.

D. Penanggung Jawab Teknis
Orang yang bertanggung jawab secara teknis atas hosting yang bersangkutan dan sebagai kontak teknis yang akan dihubungi oleh pengelola apabila ada pemberitahuan maupun masalah yangberhubungan dengan teknis.
Penanggung jawab teknis merupakan orang yang ditunjuk oleh penanggung jawab administratif untukmengelola dan memelihara layanan surel.

Persetujuan dan Ketentuan Umum

Persetujuan

  1. Pihak pengguna setuju terhadap fitur-fitur yang disediakan.
  2. Dukungan teknis untuk pengguna diberikan selama jam dan hari kerja melalui surel, telpon ataupun kunjungan dari pihak pengguna.

Ketentuan Umum

  1. Pihak UPT TIK menyediakan layanan surel secara gratis kepada pengguna dalam lingkungan Universitas Jember.
  2. Pemberian nama surel dan domain harus mewakili nama pengguna yang bersangkutan dan atas persetujuan UPT TIK.
  3. Masa berlaku layanan surel :
    • untuk lembaga resmi bersifat permanen,
    • untuk lembaga insidental (kepanitiaan, dll) bergantung dari kesepakatan dan persetujuanpihak UPT TIK,
    • untuk pegawai, staf, dan dosen bersifat permanen,
    • untuk mahasiswa, selama mahasiswa aktif alamat surel adalah @mail.unej.ac.id, ketika yang bersangkutan sudah lulus (alumni), maka alamat surel tetap @mail.unej.ac.id
  4. Penamaan dan pengelolaan surel sepenuhnya menjadi wewenang penanggung jawab administratif.
  5. Dalam pengoperasian sehari-hari, “penanggung jawab administratif” diwakili oleh “penanggung jawab teknis”.
  1. Pengelola tidak bertanggung-jawab atas perselisihan internal yang mungkin akan terjadi atas wewenang pengelolaan surel yang didelegasikan. Hingga pimpinan organisasi menentukan lain, pengelola menganggap sah, keterangan dari pendaftaran pertama kali.
  2. Pengelola tidak bertanggung jawab dan tidak berperan selain dari pencatatan atas pendelegasian nama dari surel yang diminta.
  3. Jika terjadi “dispute ” atau perselisihan, maka penggunaan surel dibekukan sampai masalah dapat terselesaikan.
  4. Pihak pengguna layanan surel mendapatkan dukungan secara teknis dari UPT TIK.
  5. Pihak UPT TIK berhak penuh untuk melakukan tindakan yang perlu, seperti mencabut, membekukan, dan lain-lain, atas surel yang telah didelegasikan apabila penanggung jawab administratif maupun teknis tidak mematuhi aturan aturan yang telah ditetapkan.

Privasi Hak Pribadi dan Kewajiban Pengguna

Privasi dan Hak Pengguna

  1. Pemilik surel   mempunyai    hak    penuh   untuk    menggunakan    layanan    dengan memperhatikan aturan dan prosedur yang berlaku.
  2. Segala sesuatu yang menyangkut data pihak pengguna tidak akan dipublikasikan oleh UPT TIK ke pihak manapun baik organisasi maupun perorangan.

Kewajiban Pengguna

  1. Mentaati peraturan dan ketentuan yang berlaku di Universitas Jember.
  2. Tidak memberikan username dan password esurel UNEJ kepada pihak luar,
    meskipun yang diberikan itu adalah akun pribadi untuk mencegah terjadinya hal-hal
    yang tidak diinginkan yang bisa merugikan pengguna maupun pengelola.
  3. Tidak menggunakan layanan surel UNEJ untuk tindakan penipuan ataupun tindakan
    kriminal lainnya.

Keamanan Terhadap Password

  1. Pihak pengguna bertanggung jawab atas kerahasiaan username dan password yang dipegang.
  2. Pihak UPT TIK tidak bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang terjadi pada username dan password pengguna, termasuk di dalamnya apabila diketahui oleh pihak yang tidak memiliki hak sebagai pengguna.
  3. Pihak pengguna disarankan untuk memilih password yang mengacu kepada faktor keamanan dan menggantinya setiap periode tertentu dengan aplikasi yang telah disediakan.
  4. Apabila pengguna lupa password, penanggung jawab administratif maupun pejabat teknis bisa menghubungi pihak UPT TIK.

Tanggung Jawab atas Data Surat Elektronik

  1. Pihak UPT TIK tidak bertanggung jawab atas rusak/hilangnya data pihak pengguna secara disengaja atau tidak sengaja yang disebabkan oleh pihak manapun.
  2. Pihak UPT TIK tidak menyediakan backup untuk semua data pengguna yang disimpan di mail server.

Pelanggaran Aturan

  1. Memberi peringatan keras sebanyak 1 (satu) kali kepada pemilik surel melalui surel/telepon kepada penanggung jawab administratif maupun teknis dalam batas waktu 2 x 24.
  2. Apabila peringatan diabaikan, UPT TIK akan memberhentikan layanan secara sepihak terhadap pengguna sampai pihak pengguna menghubungi pihak UPT TIK.
  3. Selama pemberhentian layanan, data yang ada di server tidak akan hilang.

Penggunaan Kapasitas Penyimpanan

Kapasitas yang disediakan untuk surel adalah 60GB (Dosen), 50GB (Tendik), dan 30GB (Mahasiswa) dari Google Workspace dan 1TB dari Microsoft OneDrive.

Referensi: Perubahan Kebijakan Kapasitas Penyimpanan Layanan Google Workspace for Education

Pembatalan Akun

Pelanggaran ketentuan dan aturan diatas dapat mengakitbatkan pembatalan akun oleh pihak UPT TIK tanpa pemberitahuan sebelumnya.

Cara Mengaktifkan Auto Forwarding/Penerusan Otomatis di Gmail

Auto Forwarding / Penerusan Otomatis  adalah fitur yang dapat meneruskan email secara otomatis ke akun email yang berbeda. fitur ini dapat digunakan sebagai cara untuk mengatur banyaknya akun. dengan begitu kita dapat mengatur agar email yang masuk kesalah satu akun yang kita miliki terkirim juga ke satu atau beberapa akun lainnya.

Auto forwarding juga sangat berguna ketika anda ingin mengganti email lama ke email baru. dengan fitur ini, anda dapat mengatur agar email yang masuk ke email yang lama , akan terkirim juga ke email baru anda. sehingga anda dapat menginfokan teman atau kolega yang masih mengirim ke email lama

  1. Di komputer, buka Gmail menggunakan akun yang ingin digunakan untuk meneruskan pesan. Anda hanya dapat meneruskan pesan untuk satu alamat Gmail, dan bukan grup email atau email alias.
  2. Di kanan atas, klik Setelan  kemudian Lihat semua setelan. 
  3. Klik tab Penerusan dan POP/IMAP.
  4. Di bagian “Penerusan”, klik Tambahkan alamat penerusan.
  5. Masukkan alamat email yang dijadikan tujuan penerusan pesan.
  6. Klik Berikutnya > Lanjutkan > Oke.
  7. Pesan verifikasi akan dikirim ke alamat tersebut. Klik tautan verifikasi dalam pesan tersebut.
  8. Kembali ke halaman setelan akun Gmail yang ingin Anda gunakan untuk meneruskan pesan, dan refresh browser.
  9. Klik tab Penerusan dan POP/IMAP.
  10. Di bagian “Penerusan”, pilih Teruskan salinan email masuk ke.
  11. Pilih apa yang ingin Anda lakukan dengan salinan email di Gmail. Sebaiknya Simpan salinan Gmail di Kotak Masuk.
  12. Di bagian bawah halaman, klik Simpan Perubahan.

Menonaktifkan Auto Forwarding / Penerusan Otomatis di Gmail

  1. Di komputer, buka Gmail menggunakan akun yang ingin Anda hentikan penggunaannya untuk meneruskan pesan.
  2. Di kanan atas, klik Setelan  kemudian Lihat semua setelan.
  3. Klik tab Penerusan dan POP/IMAP.
  4. Di bagian “Penerusan”, klik Nonaktifkan penerusan.
  5. Di bagian bawah, klik Simpan Perubahan.

Menambahkan Akun Email Lain

untuk menambahkan akun email lain di gmail dengan mengikuti langkah sebagai berikut:

  1. Buka Gmail Anda kemudian klik Setting disebelah kanan atas,
  2. Selanjutnya klik See all setting
  3. Kemudian akan tampak tampilan setting gmail Anda, pilih Account and Import
  4. Kemudian klik Add Another email Address
  5. Isikan akum email lainya
  6. Klik send verification email, kemudian buka email yang lainya klik verifikasi.

Tambahan Link Office Pada @mail.unej.ac.id

Pada menu Google Apps diklik kemudian scroll kebawah akan tampak link ke Office 365.

Email Alumni

  1. Pastikan anda aktif menggunakan berkirim dan menerima email
  2. Khusus alumni Universitas Jember, untuk terus mendapatkan layanan surat elektronik dengan domain @mail.unej.ac.id, wajib melakukan update Tracer Study yang ada di SISTER dan login ke surat elektronik tersebut minimal sekali setiap 3 bulan.
  3. Silahkan backup data anda sesering mungkin.
  4. Akses Google Drive dan aplikasi G Suite lainnya ( Google Photo dll ) dimaksimalkan untuk mahasiswa, tenaga pendidik, tenaga kependidikan Universitas Jember yang aktif.
  5. Untuk Alumni, dapat memilih penyedia storage free alternatif serta menyegerakan untuk backup file yang masih ada di Google Drive dan G Suite yang lain, akses Google Drive dan GSuite lainnya (Google Photo dll) untuk backup.

Related posts